Tapahtumayhteistyön toimintamalli

Tapahtumajärjestäjien kanssa tehtävän yhteistyön pohjana on kumppanuusmalli. Tavoitteena on edistää molempien osapuolten hyötyjä ja tuoda läpinäkyvyyttä yhteistyöhön. Yhteistyö voi olla markkinointia, tiedottamista eri kanavissa, tilaratkaisuja tms, mutta tapahtumajärjestäjä voi hakea Kouvolan kaupungilta myös rahallista tukea tapahtumalleen.
Haemme Kouvolaan tapahtumia ja  kannustamme tapahtumajärjestäjiä tuottamaan erilaisia tilaisuuksia, kuten:

• Kokoukset, kongressit yli 100 henkeä
• Koulutustapahtumat yli 100 henkeä
• Messut, näyttelyt, markkinat yli 1000 henkeä
• Festarit, Viihdekonsertit yli 1000 päiväkävijää yhteensä
• Kulttuuritapahtumat yli 500 henkeä
• Uskonnolliset tapahtumat yli 500 henkeä
• Yleisölle avoimet juhlat, gaalat, yli 100 henkeä
• Urheilukilpailut SM, EM, MM-taso
• Urheilu-, liikunta- tai muut harrastetapahtumat

Tapahtumatukea ei myönnetä tällaisille tapahtumille:

• Kaupungin itse järjestämät tapahtumat (vuotuistapahtumat; esim. itsenäisyyspäivä, uudenvuoden vastaanotto)
• Kouvola Teatterin ja Kymi Sinfoniettan normaalin rahoituksen piirissä oleville tapahtumille
• Sosiaalisia ulottuvuuksia sisältävät tapahtumat (rahoitus muualta)
• Urheilu- ja liikuntaseurojen normaali harrastustoiminta ja sarjapelit
• Yritysten omalle henkilökunnalle tai suppealle sidosryhmälle järjestetyt tapahtumat

Tapahtumayhteistyötuki

Kouvolan kaupungin markkinoinnin tapahtumayhteistyössä on jatkuva haku vuonna 2023. Hakemukset tulee jättää käsiteltäväksi vähintään 3 kk ennen itse tapahtumaa.

Arviointikriteerit

Tapahtumatuen arviointikriteerit ovat pohjana tukieuroja määriteltäessä. Tukea voi hakea ympäri vuoden. Lopullisen päätöksen tuesta ja sen määrästä tekee Kouvolan kaupunginhallitus arviointiryhmän esityksestä. Käytännön työtä hoitaa VisitKouvolan kokous- ja tapahtumapalvelu.

Tapahtumajärjestäjän ei tarvitse olla kouvolalainen (rekisteröity Kouvolaan), mutta tapahtuman pitää tapahtua Kouvolassa. Jos hakija ei ota kantaa jonkin kriteerin tasoon, käyttää arviointiryhmä alinta kriteeriä.

Avustuksia koskevat ohjeet

Täytätte  hakemuslomakkeen eli Hakemus (yhteystietolomake, word, 303 kt) ja sen liitteenä tuotatte vapaamuotoisen hakemuksen.

Tapahtumatukihakemus tulee jättää vähintään 3 kk ennen itse tapahtumaa. Vapaamuotoisesta hakemuksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot:

• tapahtuman nimi
• tapahtuman ajankohta
• tapahtuman kuvaus
• tapahtuman alueellinen näkyvyys
• odotettu kävijämäärä
• tapahtuman kesto
• tapahtuman budjetti
• markkinointisuunnitelma
• arvio tapahtumaan osallistuvien ei-kouvolalaisten määrästä
• palvelu tai summa, jota Kouvolan kaupungilta haetaan, ja mihin se tullaan kohdentamaan
• erittely, mitä välillistä tukea tapahtumajärjestäjä on hakenut tai saanut kaupungilta (tilat, alueet tms.)

Hakemukset lähetetään osoitteeseen: kirjaamo@kouvola.fi. Saatte kuittauksen, että hakemus on tullut ja se myös arkistoidaan kaupungin diaariin.

Hakemuksen toimittamisen jälkeen arviointiryhmä tekee esityksen tapahtuman tukikelpoisuudesta ja tuen tasosta. Kaupunginhallitus tekee varsinaisen päätöksen.
Kouvolan kaupunginhallituksen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkista tietoa. Kaupungille toimitettavaan asiakirjaan, joka sisältää liikesalaisuuksia, tulisi tehdä merkintä ko. asiasta. Myös yhteystietolomakkeessa on julkinen tieto kohta. Jos tieto ei julkista niin kaupunginhallituksen kokouksen esityslistaa valmisteltaessa tehdään listan liitteisiin salainen-merkintä, jolloin ko. liitteitä ei julkaista netissä.

Tuen maksaminen:

50 % ennakkoon, kun  päätös on saanut lainvoimaisuuden ja tapahtumajärjestäjän kanssa on sovittu yhteistyön muodoista sekä laadittu ja allekirjoitettu yhteistyösopimus.

50 % sen jälkeen, kun tapahtumajärjestäjä on toimittanut loppuraportin. Loppuraportissa tapahtuman toteutumista tulee peilata tavoitteisiin ja hakemukseen, mukaan lukien mm. markkinoinnin kattavuus ja kanavat, kävijämäärä, arvio ei-kouvolalaisten määrästä, tapahtumajärjestäjän arvio tapahtuman onnistumisesta, kävijöiden palautteita jne.

Lisätietoja:
Anne Käki, puh. 020 615 8173, anne.kaki@kouvola.fi
Charissa McCarron, puh. 020 615 7518, charissa.mccarron@kouvola.fi