Visitkouvola käyttää evästeitä. Jatkamalla sivustolla hyväksyt evästeiden käytön. Sulje X

Tapahtumayhteistyön toimintamalli

Tapahtumat ovat osa kaupungin identiteettiä. Kouvola toivottaa lämpimästi tervetulleiksi erilaiset tapahtumat kaupunkiin ja haluaa tehdä tiivistä yhteistyötä tapahtumajärjestäjien kanssa.

Jaa somessa

Tapahtumajärjestäjien kanssa tehtävän yhteistyön pohjana on kumppanuusmalli. Tavoitteena on edistää molempien osapuolten hyötyjä ja tuoda läpinäkyvyyttä yhteistyöhön. Yhteistyö voi olla markkinointia, tiedottamista eri kanavissa, tilaratkaisuja tms, mutta tapahtumajärjestäjä voi hakea Kouvolan kaupungilta myös rahallista tukea tapahtumalleen.
Haemme Kouvolaan tapahtumia ja  kannustamme tapahtumajärjestäjiä tuottamaan erilaisia tilaisuuksia, kuten:

  • Kokoukset, kongressit yli 100 henkeä
  • Koulutustapahtumat yli 100 henkeä
  • Messut, näyttelyt, markkinat yli 1000 henkeä
  • Festarit, Viihdekonsertit yli 1000 päiväkävijää yhteensä
  • Kulttuuritapahtumat yli 500 henkeä
  • Uskonnolliset tapahtumat yli 500 henkeä
  • Yleisölle avoimet juhlat, gaalat, yli 100 henkeä
  • Urheilukilpailut SM, EM, MM-taso
  • Urheilu-, liikunta- tai muut harrastetapahtumat

 

Tapahtumatukea ei myönnetä tällaisille tapahtumille:

  • Kaupungin itse järjestämät tapahtumat (vuotuistapahtumat; esim. itsenäisyyspäivä, uudenvuoden vastaanotto)
  • Kouvola Teatterin ja Kymi Sinfoniettan normaalin rahoituksen piirissä oleville tapahtumille
  • Sosiaalisia ulottuvuuksia sisältävät tapahtumat (rahoitus muualta)
  • Urheilu- ja liikuntaseurojen normaali harrastustoiminta ja sarjapelit
  • Yritysten omalle henkilökunnalle tai suppealle sidosryhmälle järjestetyt tapahtumat

 

Arviointikriteerit

Tapahtumatuen arviointikriteerit  ovat pohjana tukieuroja määriteltäessä. Tukea voi hakea ympäri vuoden. Lopullisen päätöksen tuesta ja sen määrästä tekee Kouvolan kaupunginhallitus arviointiryhmän esityksestä. Käytännön työtä hoitaa VisitKouvolan kokous- ja tapahtumapalvelu. Rahoitusta tapahtumatukiin vuodelle 2019 on varattu kaikkiaan 100 000 euroa.

Tapahtumajärjestäjän ei tarvitse olla kouvolalainen (rekisteröity Kouvolaan), mutta tapahtuman pitää tapahtua Kouvolassa. Jos hakija ei ota kantaa jonkin kriteerin tasoon, käyttää arviointiryhmä alinta kriteeriä.

Avustuksia koskevat ohjeet

  • Täytätte  hakemuslomakkeen eli Yhteystietolomake (netissä täytettävä PDF)  ja sen liitteenä tuotatte vapaamuotoisen hakemuksen. Vapaamuotoisessa hakemuksessa kannattaa kuvata tapahtuman luonne ja peilata suoraan arviointikriteereihin. Tapahtumatukihakemus kannattaa laatia hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja siitä tulee käydä ilmi seuraavat tiedot:
  • tapahtuman nimi
  • tapahtuman ajankohta
  • tapahtuman kuvaus
  • tapahtuman alueellinen näkyvyys
  • odotettu kävijämäärä
  • tapahtuman kesto
  • tapahtuman budjetti
  • palvelu tai summa, jota Kouvolan kaupungilta haetaan, ja mihin se tullaan kohdentamaan
  • Hakemukset lähtetään osoitteeseen: matkailu@kinno.fi . Saatte kuittauksen, että hakemus on tullut ja se myös arkistoidaan kaupungin diaariin.
  • Hakemuksen toimittamisen jälkeen järjestämme useammasta ihmisestä koostuvan arviointiryhmän kokouksen, joka tekee ehdotuksen onko tapahtuma tukikelpoinen ja mikä olisi tuen taso. Asia käsitellään seuraavassa markkinoinnin ohjausryhmässä ja viedään siitä seuraavaan sopivaan kaupunginhallituksen kokoukseen. Kaupunginhallitus tekee varsinaisen päätöksen (tässä linkki  ensimmäisiin päätöksiin ).

Kouvolan kaupunginhallituksen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkista tietoa. Kaupungille toimitettavaan asiakirjaan, joka sisältää liikesalaisuuksia, tulisi tehdä merkintä ko. asiasta. Myös yhteystietolomakkeessa on julkinen tieto kohta. Jos tieto ei julkista niin kaupunginhallituksen kokouksen esityslistaa valmisteltaessa tehdään listan liitteisiin salainen-merkintä, jolloin ko. liitteitä ei julkaista netissä. 

Huom! Myös kesällä otamme vastaan tapahtumatukihakemuksia. Käsittelemme hakemuksia seuraavan kerran elokuussa.