Vieraanvaraisuutta voidaan myöntää, jos tapahtuma on kaupungin strategisia tavoitteita edistävä; – tapahtumalla on huomattava kansallinen tai kansainvälinen merkitys Kouvolan kaupungin kannalta.

Kaupunki voi osoittaa vieraanvaraisuutta esimerkiksi järjestämällä vastaanoton tai osoittamalla tilat tapahtumalle kaupungin omistamista tiloista. Pääsääntöisesti kaupunki osoittaa vieraanvaraisuuttaan vain yhdellä tavalla. Kaupungin kanssa voi sopia myös kaupungin tervehdyksestä tapahtumaan. Vieraanvaraisuutta ei myönnetä maksullisten ja voittoa tuottavien tilaisuuksien yhteydessä.

Vieraanvaraisuutta tilaisuuden järjestäjä voi anoa kirjallisesti toimittamalla hakemuksen Kouvolan kaupungin kirjaamoon, osoite: kirjaamo(at)kouvola.fi tai Kouvolan kaupunginhallitus, PL 85, 45101 Kouvola.

Hakemus on toimitettava viimeistään kaksi kuukautta ennen tapahtuman ajankohtaa.

Hakemuksesta on käytävä ilmi:

· hakijan nimi ja yhteystiedot

· tapahtuman nimi ja päivämäärä

· tapahtuman ohjelma

· arvioitu osallistujamäärä

· osanottajien kansallisuudet sekä vieraslista, jos sellainen on saatavilla

· toivottu vastaanottopäivä ja -aika

Hakija saa päätöksestä tiedon kirjallisesti.

Tarjoilun ja muiden järjestelyiden vuoksi hakijan vastuulla on varmistaa, että henkilömäärä, joka on ilmoitettu vastaanotolle, lounaalle tai päivälliselle, pitää paikkansa. Henkilömäärä on varmistettava yksi viikko ennen tilaisuutta, ellei muuta sovita.